Secrétaire assistant·e
Le·la Secrétaire Assistant.e contribue à l’amélioration de l’organisation, de l’efficacité, de la rentabilité et de l’image de l’entreprise. Il·elle assure les travaux de secrétariat. Il·elle réalise les traitements administratifs nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Les emplois demandent polyvalence, autonomie et discrétion. Ils exigent une bonne maîtrise des nouvelles techniques de l’information et de la communication. La formation est validée par un Titre Professionnel du Ministère du Travail de niveau 4 (équivalent au Baccalauréat). Elle vise l’emploi direct mais la poursuite d’études est possible vers un titre de niveau 5. Il est aussi possible de fractionner la formation (validation d’un CCP par an). Le diplôme et les CCP sont éligibles au CPF.
Objectifs de la formation et certification visée
- Se former à l’acquisition des compétences et des techniques professionnelles nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire assistant.
- Accéder à l’emploi et être opérationnel sur un poste de secrétaire assistant.
- Se préparer et obtenir le titre professionnel secrétaire assistant, de niveau 4, délivré par le Ministère du Travail, équivalent au diplôme Bac.
Type de contrat
Contrat d'apprentissage : Rémunération par l’entreprise et frais de formation pris en charge par les OPCO
Contactez-nous pour un conseil personnalisé.
Durée
544 heures de formation
1à 2 jours en centre
Modalités d'évaluation et certification
Les compétences des candidats pour l’accès au titre professionnel sont évaluées par un jury habilité par la DREETS. Pour cela, les membres du jury s’appuient sur :
- Une mise en situation professionnelle
- Un entretien technique permettant d’aborder des thématiques en lien avec la mise en situation
professionnelle - Les résultats des Evaluations passées en cours de formation (ECF)
- Un entretien final permettant d’échanger sur le dossier professionnel
L’obtention du titre professionnel s’obtient par la validation de chaque CCP. En cas de validation partielle du titre professionnel, les candidats ont la possibilité de se présenter de nouveau à une session d’examen pour valider le ou les CCP manquants, dans la limite de la durée de validité du titre professionnel.
PROGRAMME
CCP 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe :
- Produire des documents
- Assurer la communication des informations
- Assurer l’archivage
- Accueillir et orienter
- Assurer le traitement du courrier
- Organiser réunions et déplacements
- Gérer les stocks de consommable
CCP 2 : Réaliser le traitement administratif de diverses fonctions de l’entreprise :
- Assurer l’administration des achats et des ventes
- Régler les litiges
- Assurer le suivi administratif courant du personnel
- Présenter des tableaux de suivi
- Compléments : Anglais des affaires
- Techniques de recherche d’emploi
Le parcours peut être adapté selon les acquis, les dispenses et équivalences réglementaires, et individualisé avec options mobilisables.
Contactez l’un de nos centres de formation pour consulter le programme détaillé de la formation.
PRÉREQUIS, MODALITÉS ET DÉLAIS D’ACCÈS
Prérequis :
CAP, BEP, ou équivalent de Niveau 3 quel que soit le secteur et/ou avoir suivi une année complète de 1ère.
Projet validé par un stage ou une première expérience professionnelle
Modalité d’accès :
Participation à une réunion d’information collective ou individuelle.
Sélection sur dossier de candidature, tests d’admissibilité et entretien de motivation.
Délais d’accès :
1 à 2 entrées par an sont proposées
COMPÉTENCES VISÉES
L’emploi de secrétaire-assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il assure la coordination et l’organisation de l’information au sein de son service ou de sa structure. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Le (la) secrétaire-assistant contribue à la qualité de la communication de l’entreprise. Il en valorise l’image et est le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la
conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques.
Il (elle) assure la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques. Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Le secrétaire-assistant peut être amené à remplacer un autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d’adaptation et d’ouverture sur son environnement.
MODALITÉS, MOYENS ET MÉTHODES PÉDAGOGIQUES
Modalité :
75% en présentiel, 25% en distanciel
Alternance centre / entreprise (1 à 2 jours en centre)
Moyens :
- Salles de formation équipées (vidéo-projection, postes informatiques, connexion internet…),
- Plateau technique « Secrétariat » et Plateformes de formation digitale,
- Equipe pédagogique, administrative et d’accompagnement global présente sur chaque centre
Méthode :
- Apports théoriques en salle, modules d’autoformation
- Mises en situation pratique et application réelle en structure professionnelle
MÉTIERS CIBLÉS
Secteurs d’activités :
L'emploi de secrétaire assistant s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités.
Dans les grandes entreprises, l'activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.
Type d'emplois accessibles :
- secrétaire
- secrétaire administratif
- secrétaire polyvalent
- assistant administratif
- assistant d'équipe
- assistant d'entreprise
ÉQUIVALENCE DIPLOMES & POURSUITE D'ÉTUDE
Équivalence Diplômes
Bac pro AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités)
Poursuite d'étude
Le Titre Professionnel "Secrétaire assistant.e" permet d'accéder aux études suivantes :
- BTS SAM - Support à l’action managériale
- BTS GPME - Gestion de la PME
- BUT GEA - Gestion des entreprises et des Administrations
ACCESSIBILITÉS POUR PERSONNES EN SITUATION D'HANDICAP
Contactez le centre le plus proche ou directement notre référente handicap régionale Valérie Cuvelier pour échanger avec sur les aménagements et/ou compensations possibles :
📨 vcuvelier@ibepformation.fr
La formation Secrétaire assistant·e est inscrite sous le code RNCP36804 certifié par le ministère du travail du plein emploi et de l'insertion à la date du 01-03-2023
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